AUTOPILOT
← Poradniki
Poradnik·5 min czytania

Fotografka ślubna: jak przeżyć zimę, gdy 2/3 ślubów jest latem

Zadatki rok przed ślubem, dopłaty po sezonie, zima prawie bez zleceń. Jak Autopilot zamienia sezonowy chaos w prognozę salda na 12 miesięcy — plus zaskoczenie: ryczałt fotografa to 15%, nie 8,5%.

Ola fotografuje śluby. Rocznie robi ich ok. 25 — tyle, ile branżowe badania uznają za pełnoetatowe maksimum (ok. 70% fotografów ślubnych nie przekracza 25 wesel rocznie). Reportaż sprzedaje w środku rynkowych widełek: 4–8 tys. zł (u niej: 5 500 zł), do tego sesje narzeczeńskie i rodzinne. Razem ok. 168 tys. zł przychodu rocznie.

Na papierze — świetnie. W praktyce jej rok wygląda jak sinusoida.

Kalendarz ślubny to nie kalendarz podatkowy

Dane demograficzne (GUS) pokazują rosnącą koncentrację ślubów: na czerwiec–wrzesień przypada już ok. 62% małżeństw (w 1980 r. było to 42%). Zimą branża zamiera — fotografowie opisują styczeń–luty jako miesiące z pojedynczym zleceniem albo zerem.

Do tego dochodzi model płatności rozciągnięty w czasie:

  • zadatek 10–30% (najlepsi biorą 50%) przy rezerwacji — często 12–24 miesiące przed ślubem,
  • dopłata reszty najpóźniej w dniu ślubu albo przy oddaniu materiału.

Czyli: pieniądze z czerwcowego wesela wpadają częściowo w zeszłym roku, częściowo w czerwcu. A ZUS, zdrowotna i zaliczka na podatek schodzą co miesiąc, także w lutym, kiedy nie wpada nic.

Niespodzianka podatkowa: ryczałt fotografa to 15%

W internecie krąży teza o „ryczałcie 8,5% dla fotografów". Interpretacje podatkowe mówią co innego: usługi fotograficzne (PKWiU 74.2) to ryczałt 15% — 8,5% dotyczy innych usług (np. postprodukcji filmowej). I ta różnica zmienia wszystko. Silnik Autopilota, stałe 2026, uśredniony miesiąc (14 tys. przychodu, 2,5 tys. kosztów):

Rocznie (168 tys. przychodu, 30 tys. kosztów)Ryczałt 15%Skala podatkowa
PIT~21 200 zł10 185 zł
Składka zdrowotna~9 967 zł~10 339 zł
Razem PIT + zdrowotna~31,2 tys. zł~20,5 tys. zł

Skala wygrywa o ~10,7 tys. zł rocznie — kwota wolna plus realne koszty (sprzęt! dwa body i szkła to wg branżowych zestawień ~48 tys. zł, do tego drugi fotograf 800–1 500 zł za wesele, albumy 300–800 zł, dojazdy ~1,5 zł/km) robią swoje. VAT? Przy 168 tys. Ola mieści się w zwolnieniu podmiotowym — limit od stycznia 2026 wzrósł z 200 do 240 tys. zł.

Jak Ola ustawia Autopilota pod sezonowość

  1. Każde wesele = osobna jednostka z budżetem. W folderze „Śluby" każda para („Ślub — Ania i Tomek, 26.03") ma własną mini-kartotekę: budżet 5 500 zł (cena pakietu), zapłacony zadatek z dnia rezerwacji, dopłatę z terminem równym dacie ślubu i koszty bezpośrednie — drugiego fotografa i dojazd. Marża każdego wesela liczy się sama: z drugim fotografem zostaje ~4 050 zł, bez niego ~5 250 zł. Tego nie utrzymasz w Excelu przy 24 weselach naraz — a tu dochodzą jeszcze rezerwacje na 2027 z wpłaconymi zadatkami, które po prostu wiszą jako jednostki z przyszłą dopłatą.

Folder „Śluby" w strukturze jednostek Oli: dosprzedaż albumów (+1 800 zł marży) i sesji narzeczeńskich (+5 200 zł) nad listą wesel — każde z przychodem 5 500 zł i własnymi kosztami: „Ania i Tomek" +5 254 zł po koszcie dojazdu, „Kasia i Marcin" +4 053 zł po drugim fotografie
Folder „Śluby" w strukturze jednostek Oli: dosprzedaż albumów (+1 800 zł marży) i sesji narzeczeńskich (+5 200 zł) nad listą wesel — każde z przychodem 5 500 zł i własnymi kosztami: „Ania i Tomek" +5 254 zł po koszcie dojazdu, „Kasia i Marcin" +4 053 zł po drugim fotografie

Karta pojedynczego zlecenia liczy wszystko sama — łącznie z podatkiem przypadającym na to jedno wesele:

Karta jednostki „Ślub — Kasia i Marcin (27.04)": budżet 5 500 zł wykorzystany w całości, koszty bezpośrednie 1 273,36 zł, zysk netto 3 201,87 zł i 851,13 zł podatku (skala, szacunek) przypisane do tego jednego zlecenia
Karta jednostki „Ślub — Kasia i Marcin (27.04)": budżet 5 500 zł wykorzystany w całości, koszty bezpośrednie 1 273,36 zł, zysk netto 3 201,87 zł i 851,13 zł podatku (skala, szacunek) przypisane do tego jednego zlecenia

Dokumenty wesela Kasi i Marcina w osi czasu: zadatek +1 650 zł w styczniu przy rezerwacji, a w dniu ślubu dopłata +3 850 zł, drugi fotograf −1 200 zł i paliwo −247 zł — cała historia zlecenia w czterech dokumentach
Dokumenty wesela Kasi i Marcina w osi czasu: zadatek +1 650 zł w styczniu przy rezerwacji, a w dniu ślubu dopłata +3 850 zł, drugi fotograf −1 200 zł i paliwo −247 zł — cała historia zlecenia w czterech dokumentach
2. Dosprzedaż jako osobne produkty. „Albumy i odbitki" mają swój przychód (850 zł od pary) i swój koszt (druk w nPhoto) — po pół roku widać czarno na białym, czy warto oferować produkt: albumy trzymają ~35% marży. „Sesje narzeczeńskie" analogicznie. Decyzja „pchać albumy czy podnieść cenę pakietu" przestaje być wyczuciem. 3. Przepływ → najniższe saldo okresu. Jedna liczba, na którą Ola patrzy we wrześniu: ile będę mieć na koncie w najgorszym punkcie zimy? Jeśli luty pokazuje 4 tys. zł — wie, że z jesiennych dopłat musi odłożyć więcej, albo dołożyć zimowe sesje biznesowe. 4. Przelewy własne „odkładam na zimę" na drugie konto Autopilot wykrywa jako transfery — nie zawyżają ani przychodów, ani kosztów. 5. KSeF bez paniki: faktury dla par młodych (konsumenci) są poza obowiązkiem KSeF. Do systemu idą tylko faktury B2B — sesje produktowe dla firm, współprace z salonami — i te Autopilot obsługuje automatycznie od kwietnia 2026.

Efekt po roku

Zamiast „chyba starczy do marca" Ola widzi krzywą salda na 12 miesięcy z zaznaczonym dniem dzisiejszym: garb czerwiec–wrzesień, zjazd zimą, dokładna data i wysokość dołka. Decyzje — czy wziąć 26. wesele w cenie poniżej cennika, czy podnieść zadatek z 20% na 30% — przestają być intuicją, a stają się przesuwaniem suwaka w prognozie.

Zysk, podatki i koszty Oli w czasie, styczeń–grudzień: dołek w lutym (zysk pod zerem), szczyt w czerwcu, płaskowyż dopłat do września i zjazd w zimę — od października linia przechodzi w prognozę
Zysk, podatki i koszty Oli w czasie, styczeń–grudzień: dołek w lutym (zysk pod zerem), szczyt w czerwcu, płaskowyż dopłat do września i zjazd w zimę — od października linia przechodzi w prognozę

Przepływ Oli na sezon: schodki prognozowanego salda przy każdej dopłacie za sierpniowe i wrześniowe śluby (terminy z faktur = daty ślubów), między nimi comiesięczny ZUS i zaliczki — od „saldo dziś" 60,7 tys. do prognozowanych 80,3 tys. na początku października
Przepływ Oli na sezon: schodki prognozowanego salda przy każdej dopłacie za sierpniowe i wrześniowe śluby (terminy z faktur = daty ślubów), między nimi comiesięczny ZUS i zaliczki — od „saldo dziś" 60,7 tys. do prognozowanych 80,3 tys. na początku października

Zastrzeżenia

Stan prawny: lipiec 2026. Porównanie form policzone dla podanych założeń (bez ulg, bez wspólnego rozliczenia); klasyfikacja PKWiU usług fotograficznych bywa niuansowa (fotografia artystyczna z przeniesieniem praw autorskich ma odrębne reżimy VAT) — przy nietypowej ofercie potwierdź stawkę interpretacją.

Źródła

Przełącz finanse JDG na automat

AUTOPILOT podłącza KSeF, zaciąga faktury i liczy podatki za Ciebie — a prognozę cashflow masz na 12 miesięcy do przodu. Za darmo do końca Q3 2026.

Zacznij za darmo